Sejak agustus 2020, saya sudah memulai project membangun habit membuat to do list harian atau lebih sering saya sebut dengan Daily Task.
Hal-hal yang ingin kita kerjakan dalam satu hari, ditulis dan dilaksanakan. Sebab jika hanya diingat-ingat saja, akan lebih besar peluangnya untuk tidak dikerjakan.
Sejujurnya, setelah menjalani habit ini selama dua tahun terakhir, performa produktifitas saya meningkat, jika dibandingkan dengan sebelum memulai habit ini.
Dulu, banyak amanah dan pekerjaan yang sering saya terima. Kumpulan pekerjaan itu menumpuk, hingga akhirnya membuat saya malas dan menunda banyak pekerjaan. Sampai pada suatu titik, saya mulai sadar gegara sifat yang menunda-nunda itu, integritas saya sebagai orang yang nggak amanah mulai melekat.
Terlebih secara psikis, karena beban fikiran yang menyumbat, nggak jarang stres dan depresi datang menyerang. Dan dari titik itulah saya memperbaiki semuanya dengan keteraturan urusan dan waktu. Sampai pada kesimpulan bahwa saya perlu membuat daily task.
Setelah enam bulan berjalan, integritas atau kepercayaan orang ke saya mulai naik. Ditambah psikis juga merasa tenang. Sebab hutang-hutang janji yang saya ucapkan, semua saya kerjakan. Tanpa hutang jiwa jadi plooong.
Tapi masalah baru datang, saat orang lain tau kita adalah orang yang bisa diandalkan, akhirnya banyak pekerjaan terus berdatangan silih berganti. Alhasil menurunkan fokus dan karir pribadi malah mandek.
Saya menyimpulkan bahwa, menulis apa yang hendak kita kerjakan saja ternyata tidak cukup. Sebab bisa jadi, kita menulis banyak pekerjaan tapi sangat random. Misalnya, buat proposal kegiatan, edit foto ketua, rapat acara walimahan, dst. Walaupun pada akhirnya semua kita tuntaskan, tapi jika polanya terus begitu, kita hanya jadi orang sibuk yang terjadwal, bukan orang produktif.
Sibuk terjadwal? ini istilah saya sendiri, yaitu untuk mendefinisikan klasifikasi orang yang berdiri diantara sibuk dan produktif. Sibuk dan sibuk terjadwal pada dasarnya sama, tapi sibuk terjadwal adalah orang yang pake to do list. hehe. Jadi belum tentu yang pake to do list otomatis jadi produktif.
Sayangnya saya menyadari kalo saya adalah orang yang sibuk terjadwal baru bulan lalu, Juli 2022. hahaha.
Setelah tau, akhirnya konsep daily task pun terjadi perubahan. Sehingga lebih efektif untuk fokus dan karir. Serta seutuhnya menjadi orang produktif InsyaAllah.
Jadi supaya tidak mengulangi kesalahan saya yang cukup lama, konsep daily task ini bisa kamu ikuti, sebab sudah banyak pola baru yang terus dikembangkan sampai pola yang terakhir ini.
- Sebelum buat daily task, kamu harus sudah selesai dengan urusan karir dan interest
Kalo ini belum selesai, kamu bakalan jadi orang yang mengikuti arus. Pekerjaan yang datang ditentukan oleh orang lain, bukan atas dasar karir yang kamu mau bentuk.
Misal, kalo tiba-tiba ada orang yang minta kamu untuk membersihkan gorong-gorong, karena tergiur dengan uang, kamu kerjain itu, begitu pula saat ada yang minta kamu jadi juru kampanyenya, kamu kerjain itu juga. Fix, ini namanya alay, anak layangan. Kemana angin bertiup kesana dia terbang.
Jadi yang benar, adalah petakan karir kita kemana? Fokus kesana, dan sisanya adalah kerjaan-kerjaan sekunder.
Apakah karier itu cuma satu? trus kalau tertarik dengan yang lain apakah tidak boleh dikejar. ?
Bagi saya, memahami karir itu tidak saklek harus satu atau dua. Apapun yang kita minat, kita bisa bereksplorasi kesana. Tapi perlu diperhatikan, kita mesti paling tidak sudah jago dibidang tertentu. Bisa jadi ukurannya manfaat ataupun pendapatan. Sehingga saat kita bereksplorasi dengan yang lain, ini tidak jadi kendala.
Andaikata kita belum sukses, belum jago disatu bidang, lantas terus melompat ke bidang yang lain. Khawatir kita akan kecebur dalam kesibukan tiada arti. Pendapatan tidak menentu dan skill gitu-gitu aja.
2. Pastikan task karir jadi prioritas harian
Selesai memahami peta karir pribadi, berikutnya adalah eksekusi to do list-nya. Perharinya, kerjaan-kerjaan yang bersifat karir ada baiknya ditulis pertama dan pertanda sebagai prioritas.
Perlu dicatat, bukan berarti saat sudah mengetahui karir mana yang dituju lantas pekerjaan diluar itu serta merta ditolak. Tapi pilihlah dengan bijak, sebab kita masih bisa mengerjakan pekerjaan random lainnya, setelah menyelesaikan prioritas harian
3. Batasi hanya 5–6 task saja dalam satu hari
Insight 5–6 task harian, baru-baru ini saya dapatkan. Sebelumnya tak ada batasan task, saya mengerjakan banyak hal dalam satu hari. Padahal ternyata konsep tersebut terdapat beberapa kekurangan, diantaranya, kelelahan karena terlalu banyak pekerjaan, baik lelah fisik maupun fikiran, pekerjaan yang tiada habisnya, sebab esok pun akan muncul pekerjaan-pekerjaan baru, serta tidak bebas bereksplorasi.
Dengan hanya membatasi, 5–6 task saja, artinya masih ada waktu luang yang bisa kita gunakan untuk beristirahat dan belajar hal lain. Ditambah lagi, biasanya dari 6 tugas yang saya buat dalam to do list, 4 tugas adalah task karir harian, 2 lagi untuk tugas random dari organisasi atau komunitas.
Dengan begitu, kita lebih fokus ke karir, juga tidak harus kelelahan karena overload pekerjaan.
4. Task yang tidak selesai, pindahkan ke esok hari
Meskipun sudah ada diangka minimal, tapi terkadang ada tugas-tugas yang pada akhirnya tidak selesai. Oleh karenanya, supaya tidak terjadi penimbunan dan penundaan, segera masukan tugas yang tidak selesai untuk besok. Sehingga pekerjaan tersebut akan bisa kita selesaikan dihari berikutnya.
5. Kalau pekerjaannya berat, jangan langsung diselesaikan
Metode ini disebut chunkdown, atau memotong pekerjaan-pekerjaan yang berat ke serpihan-serpihan kecil yang mudah dikerjakan. Dan ini sangat membantu kita untuk tidak menunda pekerjaan.
Misalnya, terkadang saya mendapat order untuk mendesain logo, dan itu saya pecah pembuatannya selama 3 hari. Hari pertama, saya hanya mengumpulkan ide dan referensi saja, hari kedua, saya hanya membuat sketsa, baru dihari ketiga logonya jadi.
Bayangkan jika pekerjaan itu dikerjakan sekaligus, dampaknya sangat buruk untuk produktifitas,
Pertama, kita akan sangat mungkin menunda pekerjaan tersebut, karena merasa tidak ada waktu ataupun tidak memiliki energi yang cukup sebab tenaga akan sangat banyak terkuras.
Kedua, kalaupun kita selesaikan pekerjaan yang berat tersebut sekaligus, otomatis akan memakan banyak waktu, sedangkan daily task yang kita miliki bukan hanya pekerjaan itu. So otomatis daily task-nya berantakan.
6. Berikan tanda highlight untuk task yang sudah selesai
Meski sederhana, tapi tips yang satu ini juga cukup ampuh untuk memantik kita mengerjakan daily task yang sudah ditulis. Secara pribadi kita merasa mendapatkan kepuasan tersendiri ketika memberikan tanda highlight untuk pekerjaan yang sudah selesai, ditambah lagi, saat beberapa task sudah di-highlight, fokus pekerjaan ini bisa beralih pada task-task yang belum terlaksana.
7. Gunakan Standing Notes
Sebenarnya itu adalah standing HP, cuma dialihfungsikan menjadi standing notes. Hehe
Standing Notes sendiri adalah solusi ketika daily task yang sudah dibuat nggak jarang tetap didalam notes. Bahkan untuk sekadar dibuka pun malas. Dengan adanya standing notes, kita nggak perlu lagi buka tutup notes nya, biar saja terpampang disamping laptop atau tempat yang mudah dilihat, supaya kita sadar, pekerjaan kita masih banyak. Ini sangat efektif, yang belum nyoba silahkan dipraktekkan.
Inilah kesimpulan tentang habit daily task saya selama 2 tahun, sekiranya pembaca mempraktekkan ini, artinya sudah hemat 2 tahun tanpa melalui kesalahan dan analisa panjang yang saya lakukan.
Namun meski begitu, ini juga masih kesimpulan sementara, sebab waktu kita terbatas, otomatis manajemen produktifitas akan terus berkembang seiring semangat untuk efektifitas waktu. Semoga bermanfaat
